Hoe werkt de administratie als je personeel in dienst hebt?
Als je personeel in dienst hebt, moet je een loonadministratie bijhouden. Zo heeft de belastingdienst inzicht in de gegevens over de medewerkers en loonbetalingen.
Wat is een loonadministratie?
De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Je moet dan denken aan formulieren als de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Dit zijn allemaal formulieren die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Hierdoor moet je dus ook verminderingsbeschikkingen, loonbelastingverklaringen en door werknemers afgegeven abonnementen en kaartjes als zij een onkostenvergoeding krijgen voor het reizen per openbaar vervoer bewaren.
Ook andere beloningen zoals afdrachtsverminderingen, eindheffingen en verstrekkingen, onkostenvergoedingen en onkosten voor de carpool- of vrij-vervoerregeling moeten zo geadministreerd zijn, dat het overzicht uit de computer direct helder is. De gehele loonadministratie moet in principe, net zoals bijvoorbeeld het grootboek en de in- en verkoopadministratie zeven jaar bewaard worden.
 
Een loonadministratie opzetten
Als starter een loonadministratie aanleggen kan wat lastig zijn, maar daarbij wil Azorian B.V. je graag helpen. De loonadministratie bestaat uit veel verschillende soorten papieren. De drie belangrijksten zijn de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Veel ondernemers besteden hun loonadministratie uit aan administratiekantoren. Azorian B.V. spreekt helder af welke werkzaamheden zij uitvoeren en wat er van jou wordt verwacht.

Loonadministratie: zelf doen of uitbesteden?
De voor- en nadelen van uitbesteden op een rij:
Elk bedrijf met één of meer medewerkers moet een loonadministratie hebben. Maar doe je die loonadministratie zelf besteed je het uit? Hier de voordelen voor beide oplossingen.
Er zijn drie keuzes die je kan maken wat betreft je loonadministratie. Je kan het zelf doen, uitbesteden of payrollen. Dit laatste houdt in dat een payroll-aanbieder jouw personeelsbestand overneemt en jouw werknemers zelf in dienst neemt. Hiermee wordt deze aanbieder de juridisch werkgever.
 
In dit artikel lees je wat de voordelen zijn van het uitbesteden van je loonadministratie en wat redenen kunnen zijn om het zelf te doen.
 
Voordelen van uitbesteden:
• Je bent er geen tijd meer aan kwijt
• Je hoeft je niet te verdiepen in de vele regels
• De loonadministrateur kan ook (lastige) vragen van personeelsleden beantwoorden
• Je hoeft niet steeds de allerlaatste wijzigingen in de gaten te houden
• Het hoeft niet al te duur te zijn (vraag offertes aan bij verschillende kantoren)
• Je geeft het in beheer van mensen die er veel verstand van hebben
• Je geeft de financiële risico's uit handen
 
Voordelen van zelf doen:
• Je bespaart geld
• Je houdt zelf al het overzicht
• Het is technisch gezien niet al te moeilijk
• Er zijn veel softwareprogramma's die je helpen bij je loonadministratie
 
Handig al die voordelen, maar weet ik nu wat ik moet doen!
Het is verstandig om als kleine onderneming met weinig kennis de loonadministratie uit te besteden. Je kunt je hierdoor (met je kleine team) focussen op de kerntaken van je onderneming en hoeft je niet druk te maken om geldzaken.